Kaip valdyti įvykį

Renginių vedimas yra puiki patirtis, nepriklausomai nuo to, ar tai jūsų pačių vakarėlis, įmonės renginys, skirtas šeimai ir draugams, ar vestuvės ir kiti oficialesni reikalai. Tai sunkus darbas, bet ir labai vykdantis. Tai gali paversti pasaulį skirtingais žmonėmis, kurie labai įvertins jūsų gerumą ir nepaprastas pastangas organizuodami gimtadienį, jubiliejų, vestuves ar kitas šventes ar renginius. Toliau pateikiami veiksmai išmokys jus būti puikiu renginių vedėju, pateiks keletą patarimų, kaip pašalinti problemas, ir kruopščiai planuodami venkite jų visų kartu.

Nulio žemyn pagrindai

Nulio žemyn pagrindai
Išsiaiškinkite savo tikslą ir uždavinius. Visa tai atrodo per daug logiška, tačiau, norėdami sužinoti, koks yra geriausias salės dydis, tinkamas biudžetas, pristatymų pobūdis, svečių skaičius (ar tipas) ir kokios strategijos, juos turite atsisakyti nuolatiniu rašalu. įdarbinti jūsų konkrečiam renginiui. Taigi kokia tavo ideali baigtis? Ką norite padaryti? [1]
  • Kai išsiaiškinsite, ką darote (švenčiate, renkate lėšas, mokote, parduodate, siūlote ir pan.), Pagalvokite, kodėl tai darote. Žinios apie jūsų motyvaciją gali padėti susikaupti ir vairuoti.
  • Kelių tikslų įgyvendinimas taip pat gali padėti nukreipti jus ta linkme, kuria turite eiti. Jūs negalite ir toliau bandyti pasiekti tikslo, kuris nebuvo nustatytas! Kai turite 4000 USD ir siekiate 5000 USD, šis tikslas gali jus nustumti į finišo tiesiąją.
Nulio žemyn pagrindai
Pasirinkite datą ir laiką. Tai yra vienas iš svarbiausių veiksnių planuojant renginį. Pasirinkite datą ir laiką, kurio niekas negali padaryti, ir net nesvarbu, kokį puikų renginį suplanavote. Pasirinkite datą ir laiką, kuris yra per toli į ateitį - arba ateis per greitai - ir jūsų svečiai tai pamirš arba jau turi planų. Renginių organizavimo Goldilocks sindromas!
  • Geriausia, jei norite pranešti savo svečiams apie dviejų savaičių atostogas. Tai suteikia jiems nemažai laiko, kol dar neturite planų, ir tinkamą laiką, kada juos pakviesti ir vieną ar du kartus priminti, kol iš tikrųjų ateina laikas. Taigi, jei jūsų renginys yra greitas, turėkite keletą savaičių į ateities minimumą.
Nulio žemyn pagrindai
Pasirinkite vietą. Dabar, kai turite idėją apie tai, ką darote, ir kai tai darote, galite pradėti galvoti apie vietas ir kreiptis į galimas vietas su data ir reikalingais dalykais. Kokį pastatą norite apgyvendinti ir kaip bus tvarkoma erdvė? Ar svečiai turi sėdėti ant kėdžių eilėmis, ant suoliukų ar prie stalų ar ant pikniko kilimėlių lauke? Ar orai kels problemų? Ar reikės vietos šokiams, kolonėlių tribūnoms ar scenai? Jei taip, suplanuokite, kad būtų pakankamai erdvės renginiams. [2]
  • Visada geriausia apsilankyti svetainėje iš anksto ir sudaryti sau rajono žemėlapį. Šis žemėlapis gali būti naudojamas kaip „mūšio planas“ ir leidžia eskizuoti bei paskirstyti stalo vietą, aptarnavimo maršrutus maitinimo įstaigoms, neįgaliųjų prieigą, jei reikia, ir išėjimo maršrutus, taip pat kaip išdėstysite įrangą savo vietoje. Taip pat turėtumėte pažymėti, kur bus elektros generatorius (jei reikia), išorinė įranga, tokia kaip šaldytuvas, ledo virimo aparatas, kepsninė ar viryklės (ir tt), taip pat kur bus maitinimo taškai ir laidai (kuriuos diskretiškai galima uždengti kilimas) ir kiti saugos pavojai, kuriuos reikia pašalinti.
  • Ar reikalingi įstatymų ir vietos valdžios institucijų patvirtinimai? Dažniausiai patvirtinimus reikia ne tik už juostos, bet ir dėl didelio triukšmo, prieigos prie transporto priemonės ir stovėjimo aikštelės, statant didelius aptvarus, tokius kaip paviljonas, ir kitus poreikius.
Nulio žemyn pagrindai
Pasirinkite kviestinų žmonių kiekį. Kiek žmonių gali tvarkyti jūsų biudžetas ir vieta? Kai kurie renginiai - tai tik bilietų įvedimas ar kvietimas, todėl juos lengviau planuoti, tačiau daugelyje renginių bus vėluojantys dalyviai arba tokie priedai, kaip vaikai, partneriai ar draugai. Ir atminkite, kad kuo daugiau svečių turite, tuo daugiau įgulos jums taip pat reikia.
  • Kadangi tai gali būti didžiausia logistinė problema, visada protinga pasirūpinti, kad visiems žmonėms būtų suteikta pakankamai vietos judėti aikštelėje.
  • Senesnėse įstaigose svečių skaičius paprastai vadinamas „pax“, taigi jei dirbate funkcijų centre ir matote „Pax 150“, tai reiškia, kad laukiama 150 svečių.
Nulio žemyn pagrindai
Apsispręskite dėl biudžeto. Tikimės, kad turite keletą žmonių, kuriuos galėsite pasitelkti kartu įvertinti, kiek pinigų jums reikės šiam renginiui. Ar mokate darbuotojams? Nuoma įrangos ir jūsų vieta? Tiekite maistu ir gėrimais? Išleisti brošiūras ar atvirukus? Nusistatykite numerį, kuris atrodo tinkamas, ir patenkinkite savo planą. Jūs nenorite už tai sumokėti iš savo kišenės, jei to neturite. [3]
  • Gali būti, kad galite gauti rėmimą ar aukas, bet daugumai iš mūsų ne taip pasisekė. Jei nenumatote daugiau lėšų įplaukimo, būtinai supjaustykite kampus, kai to reikia. Užuot turėję maitinimo komandą, suformuokite funkciją „BYO“ arba „atneškit-patiekite“ (maitinimas yra minimalus, tačiau jums reikės aprūpinti maisto stalu, marinais ir šaldytuvais). Užuot samdę fotografą, apsilankykite ir patys nusifotografuokite. Kurkite kur reikia!
Nulio žemyn pagrindai
Surink komandą. Organizuokite savo aptarnavimo komandą (net jei jie yra draugai, giminaičiai ar kiti savanoriai) tvarkyti skirtingas, svarbias skiltis, net jei jūs ir ne profesionaliai rengiate renginį, bet vykdote nedidelį renginį šeimai. Geras didelio masto renginių valdymas yra organizuoti žmones taip, kad jie būtų atsakingi už atskiras renginio zonas ir įsitikintų, kad visi žino, koks yra planas.
  • Jūsų ekipažas turi būti tiek pažengusis, kiek jūsų samdomos komandos ir jūsų svečiai. Paskirkite jiems pareigas kuo greičiau, suteikdami jiems pirmenybę, jei galite. Stenkitės, kad budėjimo režime būtų keli žmonės - kiekvienoje krūvoje visada yra keli dribsniai.
Nulio žemyn pagrindai
Nusistatykite darbotvarkę. Daugiau nebeįmanoma planuoti, kol nežinote, kas nutiks jūsų renginyje. Kada kalbėtojai kalba? Ar yra žaidimų, užsiėmimų ar pristatymų, kuriuos reikėtų suplanuoti? Kiek laiko reikės valgyti svečiams? Nubraižykite gana išsamų dienos veiklos tvarkaraštį.
  • Visada palikite šiek tiek vingiuoto kambario; nė vienas įvykis nebus tiksliai toks, kokį planavote, iki minutės. Žmonės vėluoja, kalbos trunka ilgiau, nei tikėtasi, švediško stalo eilutė nesikeičia, jūs tai įvardinate. Taigi, nors jums reikia geros idėjos apie tai, kas vyksta, supraskite, kad tai organizaciniai tikslai ir nieko nerašyta akmenyje.

Gauti rutulį sukti

Gauti rutulį sukti
Siųsti kvietimus. Nes kaip kitaip žmonės žinos, kad atvyks ?! Jūs turite siųsti jiems kvietimus! Ir tai nėra kažkas, dėl ko turėtumėte nugirsti. Jūsų kvietimas yra jūsų renginio veidas. Pirmasis įspūdis, kurį žmonės sukuria, ko tikėtis ir net jei turėtų ateiti. Tai turi būti gerai.
  • Apsvarstykite įprastus kvietimus - atvirukus, skrajutes ir tt. Be to, naudokitės ne elektroninėmis priemonėmis: el. Laiškais, informaciniais biuleteniais, „Facebook“, „Twitter“ ir tokiomis svetainėmis kaip „Eventbrite“, kurios veikia kaip kvietimai, svečių stebėjimo priemonėmis ir kalendoriumi. Pataisa: jei jūs bandote pritraukti kuo daugiau žmonių, būtinai naudokite „Facebook“ ir „Twitter“. Jei bandote išlaikyti tik VIP, venkite šių platformų. Tai tik reikalauti problemų.
Gauti rutulį sukti
Sekite tuos, kurie priėmė. Jums reikės darbuotojų, kad žinotumėte, kiek ir ko jums visiems reikia, todėl stebėkite! Tai greičiausiai nebus tas skaičius, kuris iš tikrųjų pasirodys, tačiau jis turėtų pateikti bendrą idėją. Tinklalapiai, skirti renginių valdymui, gali padėti tai padaryti - bet tai gali padaryti „Facebook“ ir „Excel“ skaičiuoklė.
Gauti rutulį sukti
Tvarkykite tai, ko jums reikia išsinuomoti. Ar jums reikės surasti, išsinuomoti, rezervuoti ar deleguoti fotografus, statybininkus, dizainerius ir dekoratorius, kviestinius pranešėjus, rėmėjus, linksmintojus ar kolektyvus, biurų atstovus ar dvasininkus, šokių partnerius ar demonstracijas? Išmintinga įtraukti juos į viešojo maitinimo ir sėdimų vietų skaičiavimus, kad jiems būtų suteikta valgymo ir stalo vieta, jei tinkama ar reikalaujama.
  • Ar tiekiamas maistas ir gėrimai? Jei taip, žinokite, kas bus komandoje, kuri prižiūrės gaminimą, patiekimą ir valymą. Kokio tipo maistą reikia patiekti? Ar gali būti svečių, turinčių alergijos, vegetarų ar veganų poreikių, diabetikų, religinių poreikių, tokių kaip halalas ar košeris, be glitimo (ir kt.)? Ar bus kūdikių, mažų vaikų ar pagyvenusių ar sužeistų, kurie negali valgyti kieto maisto?
  • Ar organizuojamos pramogos ir logistika? Ši dalis gali būti reikalingos muzikos įrangos, paviljonų ar palapinių bei dekoratyvinių efektų ar scenos tvarkymo, tokių kaip mikrofonas ir stiprintuvai, apšvietimas, maitinimo lizdai, skaidrių demonstravimo projektoriai ir ekranai, dūmų aparatai ar kiti magijos efektai, pavyzdžiui, veidrodžiai, pristatymas. , reklamjuostės ir firminiai ženklai ir kt. [4] X tyrimų šaltinis Jei subrangos būdu sudarote įmonės pramogų mėgėjų paslaugas, pasitarkite su jomis, kad įsitikintumėte, ar jos gali tiekti ir įsirengti savo įrangą, taip pat kur scenos ir aptarnavimo skyriai bus svetainėje ir koks bus tvarkaraštis. Tokiu būdu galite sužinoti, ką gali reikėti padaryti jiems padedant.
  • Maitinimo įstaigos, floristai, pramogų pasaulio atstovai ir kiti svarbūs žmonės vertina kiek įmanoma daugiau laiko planuoti, nes paprastai brangesnės yra prekių ir darbuotojų gavimas, kai prašoma skubos tvarka. Kitas pranašumas yra tas, kad jei jie negalės išlaikyti jūsų paskyrimo, dar turite šiek tiek laiko ieškoti alternatyvos.
Gauti rutulį sukti
Suraskite asmenį, kuris bus ceremonijų meistras (MC). MC ne visada rengia renginį, bet jie rengia renginį. Paprastai partijos narys organizuos kalbas, praneš apie renginius, tokius kaip maitinimo kursai, šokiai, žymūs svečiai ar pramogos. Bendraukite su šiuo asmeniu dažnai ir nuolat atnaujinkite juos. Jei jie bus geri, jie bus labai naudingi. [5]
  • Kartais gali tekti būti MC, tokiu atveju darbas tampa daug sunkesnis, nes reikės dirbti toliau, kol viskas baigsis. Tuomet tampa svarbu suburti savo komandą su savo grupės vadovais, kad galėtumėte jiems pavesti didžiąją dalį įprastų pareigų.
Gauti rutulį sukti
Surinkite savo įrangą. Kai samdote komandą, patikrinkite ir dar kartą patikrinkite, ar jie atsineša reikalingą įrangą. Kai kuriais atvejais jie gali tiesiog aprūpinti jus kūneliais ar prekėmis ir palikti tai; jums gali tekti pirkti įrangą atskirai. Jį galima išsinuomoti, nusipirkti ar net pasiskolinti iš jūsų plataus socialinio tinklo. Peržiūrėkite savo kontrolinį sąrašą nuo servetėlių iki PA sistemų iki ilginamųjų laidų.
  • Papuošimai yra didžiulė bet kokio renginio dalis. Staltiesės, gėlės, dovanos, žvakės, balionai, reklamjuostės ar fono paveikslėliai, raudoni kilimai ir kt. Visada turėtų būti įsigyti iš anksto.
Gauti rutulį sukti
Uždenkite savo pagrindus. Vienas dalykas, kurį daugelis naujokų pamiršta, yra prabangesni įrenginių taškai. Ar jų yra pakankamai? Pavyzdžiai: tualetai ir vonios kambariai, automobilių stovėjimo vietos, neįgaliųjų vežimėlių prieigos rampos, persirengimo kambariai, sandėliavimo patalpos ir virtuvės erdvės, šiukšlių dėžės, vyno aušintuvai, prieiga prie elektros ir kt. Tai yra kliūtys, kurios yra veiksmingos tik tuo atveju, jei jas numatysite iš anksto.
  • Taip pat pagalvokite už renginio ribų: ar bus reikalingas transportas ir apgyvendinimas tarptautiniams ar užmiesčio svečiams ar delegatams viešbučiuose, taip pat reikia rezervuoti vietą ir vietą jų transportui norint patekti į renginį ir iš jo?
Gauti rutulį sukti
Žinok, su kuo bendrauji. Suprasti socialinę jūsų įvykio hierarchiją - jei ji nėra iš tikrųjų jūsų - būtina žinoti, kaip elgtis bet kurioje situacijoje. Kadangi labai svarbu, kad klientas pasitikėtų jumis, turėsite sužinoti:
  • Kas yra svarbiausi svečiai - paprastai tai suprantama, kai tai yra šventinis renginys, pavyzdžiui, nuotaka ir jaunikis. Klientas ne visada yra pagrindinis svečias, tačiau gali būti jų grupės dalis arba jo iš viso nėra.
  • Kas yra svečiai, priimantys svečius - šie žmonės dažnai elgiasi kaip šeimininkai prie savo stalo ir yra linkę būti gerais bendraujantys bei motyvuojantys svečius. Šiems žmonėms naudinga palaikyti jaukią atmosferą ir užmegzti pokalbį, jei viskas pasidaro ramu, paskatinti žmones šokti ar supažindinti žmones su kitais svečiais užmegzti naujas draugystes. Šie žmonės turėtų būti patikimi, tačiau paprastai yra naudingi žinoti, nes jie jus informuos, gali įsitraukti ir būti kviestiniais pranešėjais ar MC jums esant kritinei situacijai. Tai yra žmonės, kurie įvykio metu leidžia sklandžiausiai vykti renginyje. .
  • Kas yra taikdariai. Jūs visada turėtumėte žinoti, kas yra šie svarbiausi žmonės, nes jums reikia patarti jiems klausimais ir prireikus įtraukti juos į problemų ir ginčų nagrinėjimą. Paprastai tai bus šeimos galva, prižiūrėtojas arba galvos honchosas ar samdytas apsaugos darbuotojas.
  • Kas yra sprendimų priėmėjas. Daugeliu atvejų jūs pats esate vadovas, tačiau kai turite pasikonsultuoti su svečiais ir nėra tikslinga įtraukti svarbiausius svečius (nes paprastai jie bus apgyvendinti kaip geri šeimininkai), išsiaiškinkite, su kuo turėtumėte pasikonsultuoti kritiniu atveju. Galų gale tai būtų asmuo, kuris apmoka sąskaitą, jei jūs apmokestinate už jūsų paslaugas, arba tas, kurį jūs galite laikyti „klientu“ kaip asmeniu, turinčiu galutinį žodį šiuo klausimu.

Artėjant finišo linijai

Artėjant finišo linijai
Susipažink su renginio vieta. Gerokai prieš renginį pravartu išsiaiškinti savo vietą ir išsiaiškinti, kaip viskas bus išdėstyta. Jums gali prireikti papildomų priemonių, kad atitiktumėte grindų planą - ilginimo laidus, apšvietimą ir tt. Jei sunku jums tai rasti, tikriausiai bus sunku rasti jūsų svečiams, todėl būtinai atsižvelkite į tai. taip pat!
  • Jei jums priklauso, nubraižykite, kur viskas vyks ir kada. Jei tam nėra vietos, reikia eiti. Pasitarkite su renginio vedėju apie tai, kokią pagalbą jie nori ir gali rasti ir ar yra kokių nors miesto kodų, kurių reikia laikytis, ypač ekstremalios situacijos atveju.
Artėjant finišo linijai
Apsvarstykite galimybę rinkti savo komandai. Jūsų ekipažai sunkiai dirbs. Norėdami parodyti jiems savo supratimą ir išlaikyti žaidimų svarbą, padarykite jiems rinkinį, kurį dovanoti renginio viršuje. Buteliai vandens, granolos batonėliai, šokoladas, maži padėkos ženklai, kad ir kaip jums tiktų. Tai taip pat pakels moralę nuo „get-go“.
  • Apsvarstykite galimybę gauti jiems ženkliukus ar nedidelę palankumą vakarėlyje, kad jie jaustųsi įvykio dalimi ir prisimintų jį. Ir įsitikinkite, kad jie bus maitinami ir girdomi! Visada galvokite apie savo komandą kaip apie tuos išteklius, kuriuos norite naudoti ateityje.
Artėjant finišo linijai
Prisiregistruokite su visomis komandomis ir išorės vakarėliais. Prieš renginį svarbu turėti visas savo antis iš eilės. Būtinai pateikite aiškias instrukcijas savo įgulai, kaip patekti į svetainę, ir nurodykite savo numerį arba, pageidautina, vizitinę kortelę su kontaktais, kuriems paskambinti, jei jiems reikia nurodymų. Ar kas nors turi klausimų? Ne? Ir pertrauka!
  • Įsitikinkite, kad visiems sekasi atlikti savo pareigas. Kai kurie žmonės gali nenorėti to balsuoti, todėl skaitykite juos, jei įmanoma. Ar jie atrodo tikri ir pasitikintys savimi? Jei ne, nuraminkite juos, perimkite pareigas ir užduokite jiems keletą pagrindinių klausimų. Kilus abejonėms, suporuokite juos su labiau pajėgiu partneriu.
Artėjant finišo linijai
Jei reikia, paruoškite kontaktų sąrašą ir kitus dokumentus. Jūsų asmeninė organizacija yra tokia pat svarbi kaip ir renginio organizavimas. Jei esate organizuotas ir viskas eina į šoną, viskas vis tiek gali būti gerai. Bet jei tu ne, pragaras gali atsikratyti. Štai keletas būdų, kaip pasiruošti:
  • Sudarykite kontaktų lapą su telefono numeriais ir adresais. Kepėjas manė, kad rinkote pyragą? Jokiu problemu. Paskambinkite netoliese gyvenančiai Ashley - pakeliui į renginį ji gali sūpynės prie kepyklos.
  • Sudarykite kontrolinį sąrašą. Kai komandos prisiregistruos, sužinosite, kokių prekių, kokios įrangos ir kokių kėbulų trūksta.
  • Jei reikia, paruoškite sąskaitas ir faktūras. Kuo daugiau esate žaidimo viršuje, tuo mažiau problemų turėsite vėliau.
Artėjant finišo linijai
Venkite paskutinės minutės pakeitimų. Ar tikėtina, kad dažnai vyks meniniai pokyčiai? Vestuvės yra liūdnai pagaminamos klientams, atliekantiems paskutinės minutės dizaino pakeitimus, todėl pravartu klientams rekomenduoti pakeitimų priėmimo datą. Paprastai 1 savaitę prieš renginį jis paliekamas labai arti, tačiau tai suteikia klientui šiek tiek lankstumo ir išvengiama paskutinės minutės pakeitimų, kurie ateina per vėlai, kad būtų praktiški ar ekonomiškai naudingi. [6]
  • Jei tai yra paprasti, subtilūs ar pagrindiniai pakeitimai, naudojant jau gautas dekoracijas, tada nėra neprotinga sutikti pakeisti užklausas. Būkite kiek įmanoma prisitaikę prie įvykio, kuris paprastai yra labai emociškai numatytas.

Faktinio įvykio valdymas

Faktinio įvykio valdymas
Viską susitvarkykite. Būk pirmasis atvykęs į svetainę prižiūrėti pasiruošimo. Įsitikinkite, kad visi failai yra atitinkamai, ir pradėkite skambinti, jei ne. Padėkite tiems, kuriems reikia pagalbos, nukreipkite tuos, kuriems reikia nukreipti, ir išeikite iš kelio, kai jums to reikia. Jokių sužalojimų, kol nebus įvykio, prašome.
  • Sudarydami kontrolinį sąrašą, jausitės šiek tiek ramiau. Turėkite dalį savo ekipažui, porciją išnuomotiems ekipažams, porciją dekoravimui ir pagrindiniam paruošimui, ir dalį įrangos. Kai viskas yra patikrinta, tada jūs turite laiko atsikvėpti.
Faktinio įvykio valdymas
Delegatas. Nebijokite deleguoti. Pagrindinis stresą sukeliantis įvykis yra laikas. Norėdami jį išsaugoti, visos rankos turi būti denyje arba skirtinguose deniuose. Jei kas nors nėra toks naudingas, koks galėtų būti, duokite jam ką nors geriau padaryti. Tai tavo darbas. Tai nėra jūsų viršininkas ar peržengimas savo ribų; tai darai tai, ką turėjai daryti.
  • Kai deleguosite, būkite tvirti, bet mandagūs. Pasakykite: „Chuanai, man dabar reikia tavęs čia, kad padėčiau maitinimo įstaigoms. Ačiū“. Jūsų ekipažui reikia judėti kartu su renginiu. Laikykitės visko, kas plaukioja, būdamas lyderiu, kuriuo turite būti.
Faktinio įvykio valdymas
Būkite lankstūs. Tai reiškia, kad reikia įsitikinti, kad viskas vyksta pagal tvarkaraštį, ir padėti ar turėti atsarginius planus, jei tai atsilieka - . Jei pradėsite stresuoti, pamesite galvą. Nieko gero iš to neišeis. Taigi, kai ta kalba trunka dešimt minučių ir garsiakalbis nekreipia dėmesio į jūsų akivaizdžius nelaimės signalus ar bandymą skirti smūgį, kad sukurtumėte nukreipimą, atsipalaiduokite. Jūs tiesiog sureguliuosite užkandį ir niekas to nepastebės. Įvykis nepažeistas. [7]
  • Dalykai įvyksta. Jie daro. Jie turi blogą įprotį atsitikti. Negalima visko numatyti, ir kuo anksčiau tai sutiksi, tuo geriau. Ramus, surinktas renginių vedėjas gali padaryti stebuklus bet kuriam renginiui; išsiveržęs, įsitempęs negali. Taigi atsipalaiduokite ir eikite su srautu - tuoj viskas baigsis!
Faktinio įvykio valdymas
Nuolat atnaujinkite visus. Patikrinkite, ar svečių skaičius ir poreikiai renginio dieną tebėra teisingi, ir kiek įmanoma anksčiau informuokite aptarnaujančią komandą apie bet kokius pokyčius. Turėtumėte būti pirmas žvilgsnis, kuris pastebi, jei kas nors nutinka ne taip.
  • Pasikonsultuokite su savo klientais norėdami pamatyti, kaip jie jaučiasi; jie gali būti susijaudinę, nervingi, susirūpinę, nuobodūs ar protiškai nusausinti arba turi tam tikrų problemų, dėl kurių kai kuriais atvejais jūs galite nuraminti supratimą, malonius žodžius ir praktinę pagalbą. Protinga šį laiką panaudoti norint atgaivinti svečių ir komandos entuziazmą, jei reikia.
Faktinio įvykio valdymas
Užsiimk savo reikalais. Patikėkite ir gerbkite savo aptarnavimo komandą, kad prižiūrėtumėte patys - jei davėte jiems gerą pagrindą, jie turėtų būti puikūs. Jei reikia, siūlykite pagalbą, tačiau jie turėtų būti pakankamai patyrę, kad jiems visai nereikėtų pagalbos. Čia reikia atsiminti kelis dalykus:
  • Pradžioje vykdykite durininko ar registratoriaus pareigas, susitikdami ir pasveikindami kiekvieną svečią (jei reikia), kai jie ateis. Pradėjus renginį, perduokite glėbius MC. Vadovaujantis vaidmuo bus aktyvesnis problemų sprendimas ir visų namų ruošos darbų, tokių kaip maisto ruošimas ir aptarnavimas, planavimas.
  • Stebėkite svečius ir palaikykite ryšį su MK dažnai ir atsargiai, jei jie nori (ar reikia) pakeisti planus.
  • Laikykitės pagarbaus atstumo nuo pagrindinių svečių - juk renginys skirtas jiems visiems - tačiau būkite lengvai pasiekiami, patikrindami tinkamomis akimirkomis, kaip jie jaučia renginį, taip pat visas problemas, prašymus ar pasiūlymus, kurie gali kilti.
Faktinio įvykio valdymas
Norėdami surengti rinkodaros renginius, padėkite. Norite, kad visi jūsų svečiai prisimintų, koks nuostabus buvo jų laikas. Tiesą sakant, jūs tikriausiai norite negu tai. Apsilankymas svetainėje, būsimos aukos, žodis iš lūpų į lūpas, bet kas. Įsitikinkite, kad jūsų renginys yra legenda, kokia ji verta būti, - pasiimkite take. Nesvarbu, ar tai paveikslėlis, ar skrajutė, ar rašiklis, turėdami ką nors priminti savo svečiams apie renginį, yra geras būdas įsitikinti, kad jūs įsimenate.
Faktinio įvykio valdymas
Pasveikink save po renginio. Daugelis renginių dažniausiai būna patys savaime pradedami, tačiau visas sunkus darbas yra pasiruošimas, kurio niekas nemato. Taigi paglostykite save ant nugaros, nes to esate verti! Gerai, sugrąžink ją. Darbas dar nesibaigė!
  • Po renginio susitarti laiką susitikti ir padėkoti savo klientui. Visada rekomenduojama pasiūlyti tinkamą ir apgalvotą dovaną, norint prisiminti savo laiką su jumis, nes būtent šie maži prisilietimai daro patirtį turtingesnę ir gali paskatinti jus rekomenduoti jūsų paslaugas ateityje. Jei renginio metu padovanojote dovaną, pavyzdžiui, dovanų registre su kitais svečiais, tada apgalvotą dovaną, pavyzdžiui, gėles, įrėmintą mėgstamo momento nuotrauką jų renginyje (pvz., Kaspinėlio nukirpimas ar kulminacija pasirodymas, apdovanojimų ceremonija, vestuvių bučinys, žvakių pūtimas ant torto ir pan.) ar kita dovana gali būti tinkama.
Faktinio įvykio valdymas
Išvalyk ir išeik! Kaip mama pasakė: „Palikite tokią pačią būklę, kokią radote“, tas pats pasakytina ir apie jūsų vietą. Viskas turi būti taip, kaip buvo prieš ten nuvykus - tai vienas verslas, kuriame nesinori sudeginti jokių tiltų. Taigi praneškite savo ekipažams, kad laikas suplėšyti ir neleiskite jiems išvykti, kol nebus pasirūpinta viskuo. Ir jums taip pat reikia žengti į priekį!
  • Tai yra nuostabu, be abejo, tačiau tai taip pat neleidžia jums būti apmokestinamiems daugiau, nei turėtumėte. Daugelis vietų imsis papildomų mokesčių už valymą, jei ras kokią nors galimybę tai padaryti. Taigi padarykite tai kiek įmanoma pikantiškiau ir tiksliau, kad išvengtumėte paslėptų išlaidų.
Faktinio įvykio valdymas
Rūpinkitės grąžinimais, mokėjimais ir padėkokite visoms šalims. Jums gali tekti susitarti dėl nuomojamos ar pasiskolintos įrangos grąžinimo ir vėliau pasikonsultavus su klientu apie jo patirtį. Net jei nemokėsite po renginio, padėkokite jiems už galimybę turėti tokią puikią patirtį rengiant renginį kartu su jais. Ar galite gauti jų vizitinę kortelę?
  • Ačiū ir savo įgulai! Įsitikinkite, kad visos šalys yra apmokėtos (ir visos šalys sumokėjo), pateikite kvitus ir pasirūpinkite, kad visi pasirūpintų. Turėtumėte būti vienas iš paskutiniųjų pro duris ir įsitikinkite, kad jis užrakintas už jūsų.

Problemų sprendimas

Problemų sprendimas
Žinokite, kaip elgtis su vėlyvais svečiais ir kitomis svečių problemomis. Tai yra dažnas klausimas, todėl geriausia būti pasiruošusiam. Iš esmės suplanuota, kad vėlavimų sunku išvengti (pvz., Nenumatytų eismo problemų), ir juos atleidžia laiku atvykę svečiai. Nepaisant to, čia yra keletas dalykų, kuriuos galite padaryti, kad padarytumėte viską, kad tai nepasikartotų:
  • Įsitikinkite, kad kvietimai yra aiškūs atsižvelgiant į įvykio laiką, ir, jei paprašote RSVP, įsitikinkite, kad laikas yra patvirtintas. Bendraukite su (per savo kontaktinį lapą) MK, atitinkamais svečiais (dažnai partijos narių vadovais), pramogų pasaulio atstovais ir virtuvės personalu, kai tik sužinosite apie problemą, kurios jūs negalite lengvai išspręsti. Jei dėmesys turėtų būti atidėtas svečiams (pavyzdžiui, nuotaka ir jaunikis), įprasti metodai yra šie:
  • Kreipkitės į atidėtą svečią (-us) tiesiogiai, kad patikrintumėte savo įvertinimą. Nedelsdami kreipkitės į virtuvę apie visus pokyčius, kad jie galėtų sulėtinti greitį arba pagreitinti laiką.
  • Susilaikykite viešai pranešdami, kad renginys vėluoja dėl tam tikrų svečių (nes vakarėlis pasistengs patys), tačiau patarkite svarbiausiems vakarėlių šeimininkams ar nariams, kad jums buvo pranešta apie tai. Leiskite jiems žinoti, ką ketinate daryti, tačiau leiskite šeimininkams pateikti pasiūlymą, nes jie žino savo partijos narius ir tai, kas būtų tinkama atsižvelgiant į kontekstą.
  • Atidžiai stebėkite kalbų laiką. Jei svarbiausi svečiai vėluoja, patiekite papildomą užkandį (pirmąjį patiekalą) ir (arba) išgerkite anksti, nes tai neleis svečiams, kurie atvyko laiku, nuobodžiauti ir liks užimti.
  • Svečiams, kurie atidedami daugiau nei protinga ar įmanoma (pvz., Tiekiant maistą, kurio tiesiog negalima laukti, pvz., Suflė), pradėkite renginį, kaip planuota, ir kai atvyksite atidėtus svečius, pradėkite juos kitame kurse. valgis (net jei tai desertas).
  • Surenkite papildomą šokį, žaidimą, kalbą ar kitokią pramogą (ypač muziką) ir užtikrinkite, kad būtų išvengta papildomų atitraukimų, pvz., Nuotraukos grupėse ar vakarėliuose bus daromos, kol jie atvyks, ir šią atsarginę strategiją reikėtų apsvarstyti prieš dieną.
  • Jei svečiai, sąmoningai atvykstantys pavėluotai, turėtų būti vertinami kaip to svečio pasirinkimas, o ne jūsų, kaip vadovo, kaltė, todėl pirmiausia jūsų pareiga yra jau esantiems svečiams ir pasirūpinkite, kad jie būtų prižiūrimi. Trumpai tariant, elkitės taip, tarsi nėra problemų, ir tęskite toliau.
Problemų sprendimas
Žinoti, kaip spręsti maisto problemas. Šis atvejis yra retas, jei kruopščiai suplanuojate dalykus, tačiau įvyksta nelaimingų atsitikimų (pvz., Svečias ar mažas vaikas sumaišo maisto stalą ar įvyksta nelaimingas atsitikimas virtuvėje). Iš anksto turėtumėte žinoti apie svečių tipą, kad galėtumėte atsižvelgti į tai, kur ir kur maistas rodomas (pavyzdžiui, švediškas stalas) ir kur tokie svečiai sėdimi.
  • Bet kokį išsiliejimą dėl saugos priežasčių reikia nedelsiant išvalyti, net jei tai reiškia, kad reikia pašalinti raudoną kilimą ar norimą dekorą bei baldus. Jei neįmanoma paslėpti dėmės nepažeidžiant daikto išvaizdos ar vientisumo (pavyzdžiui, antikvarinio daikto), tuomet protinga jį pašalinti. Jei turite atsargą, tada naudokitės tuo; jei ne, subtiliai perkelkite esamus baldus ar dekorą, kad nesijaustumėte dingęs.
  • Minkšta virvės užtvara, uždanga ar ekranas yra rekomenduojami visada, kai jums reikia paslėpti maisto vietą (pvz., Švediškas stalas su šveitimo indais ar organizuojant kito patiekalo „atskleidimą“), nes kai kurie svečiai gali jausti, kad jei maistas yra valgomojo zona, ji yra laisva visiems, kai jie nori - o tai ne visada būna.
  • Maišykite meniu. Jei patiekalo dalies neįmanoma įtraukti (pavyzdžiui, garnyro, kurio buvo sudeginta), arba visiškai jį atmeskite, raskite alternatyvą, sumažinkite porcijų dydį, kad išteptumėte maistą, bet padidinkite kitų maisto produktų porcijas, kad būtų pusiausvyra. Jei reikia, patarkite stalo šeimininkams.
  • Netikėti vegetarai, teetotalleriai, turintys alergiją maistui, religinės ar specialios dietos - tinkamai stebint niekada neturėtų nustebti - bet svečiai retkarčiais pasikviečia papildomų šeimos narių, partnerių ar artimų draugų, jums to neparodę, ypač jei tai nėra griežta tik kvietimo renginys. Paprastai tai lengva išspręsti. Neišmeskite darbo vietų skaičiaus, kai svečiai atvyksta, o priėję prie durų paklauskite, ar nėra maisto reikalavimų, ir nedelsdami kreipkitės į virtuvės bei aptarnaujančio personalo reikalus.
  • Didelėms netikėtoms grupėms, kurios nėra vartikliai, nusiųskite komandos narį į virtuvę pasiimti atsargų ir, jei reikia, išvažiuokite surinkti daugiau atsargų. Virtuvės paprastai būna tiekiamos, kad padengtų nelaimingus atsitikimus, dažniausiai atšaukiamos daugiau, nei netikėtų svečių. Ribotas porcijas galite ištempti, kai tiekiate papildomų užpildų, tokių kaip duonos riekeles, salotų ar daržovių porcijas, kurių ingredientus greitai galite įsigyti iš vietinių prekybos centrų.
Problemų sprendimas
Žino, kaip elgtis su vaikais. Išmintinga prisiminti, kad daugelis vadovų padarė rimtų klaidų, nuvertindami intelektą ar pamiršdami vaikų poreikius ir norus renginiuose, nes jie turi tokius pačius poreikius ir norus kaip ir suaugusieji - gerai praleisti laiką ir nenuobodžiauti. Atminkite, kad jų tėvai taip pat dažnai įžeidžiami, jei renginys nepatenkina jų vaikų. Praktiškai geriausia paprašyti RSVP kiekvienam vaikui, kuris gali būti.
  • Mažiems vaikams (jaunesniems nei 10 metų) maistas ar užkandžiai gali būti teikiami anksti, nes daugelis vakarienės renginių pradeda valgyti iki 20 val., Tai yra daug vėliau, nei įpratę dauguma vaikų. Pateiktas maistas turėtų būti įdomus ir sveikas, tačiau toks pat ypatingas kaip ir suaugusiųjų meniu, nes tėvai vertina specialius prisilietimus prie savo vaikų - tai palengvina jų darbą, todėl jie gali smagiai leisti laiką kaip svečiai.
  • Vyresniems nei 10 metų žmonėms yra puiku patiekti maistą ir porcijas, net jei jie nevalgo visokeriopai, bet siūlo jiems vaikų valgiaraštį (su savo tėvų leidimu), jei neatrodo, kad jie nori. Taip pat buvo žinoma, kad jauni 13–18 metų suaugusieji dažnai reikalauja to paties maisto, kaip ir jaunimas, pavyzdžiui, mėsainio ir bulvytės, o ne oficialesnio restorano maisto. Tai buvo dažnai naudojamas triukas, norint pakeisti vaikų meniu kaip maisto produktą. „Alternatyvus meniu“, skirtas šios amžiaus grupės svečiams. Labai protinga žaisti saugiai ir diskutuoti su svarbiausiais svečiais apie savo planus išlaikyti jaunus ir senus žmones įdomiai, prieš pasimatymą.
  • Motinoms, turinčioms mažų vaikų, turėtų būti suteikta atskira vieta jų poreikiams, pavyzdžiui, tualeto / vonios pertraukoms, žindymui (ir kt.), Ir vieta, kurioje labai maži vaikai galėtų miegoti, jei jie pavargę.
Problemų sprendimas
Žinokite, kaip elgtis pasipūtusiems ar apsvaigusiems svečiams, vartų griovėjams ir kitoms svečių problemoms. Idealiu atveju tai niekada neįvyktų, bet tai įvyksta tiek šeimos, tiek verslo renginiuose. Politika ir dramos dažnai iškyla renginiuose, apie kuriuos jūs, kaip pašalietis, ne visada būtumėte informuoti. Pasiruošk.
  • Paklauskite kliento ar pagrindinių svečių prieš tokių įvykių tikimybę arba su pasirinktais priimančiaisiais svečiais, jei nėra tikslinga šių klausimų aptarti su pagrindiniais svečiais, tokiu būdu jūs galite užtikrinti, kad žmonės sėdės vietose, kuriose nebus sukelti problemą. Įdarbinkite aptarnaujančius darbuotojus ar svarbiausius svečius kaip neoficialius stebėtojus, stebėkite problemas ir prireikus imkitės veiksmų. Griežtai tariant, jūsų pareiga yra užtikrinti, kad renginys vyktų sklandžiai, tačiau tik ten, kur tinka, ir nenutolti nuo privačiai rūpimų klausimų. Todėl jūs turėtumėte žinoti, kas partijoje yra grupės „taikdariai“.
  • Atsisakyti alkoholio neįtariamam svečiui arba susidoroti su neapykantos svečiu, kuris linkęs į pyktį ar smurtą, gali būti sudėtingas darbas, todėl protinga pasitelkti taikos palaikymo draugiją ir teisėsaugą įtraukti tik prireikus pasikonsultavus su pagrindiniais svečiais. . Net ir mažuose renginiuose ar renginiuose kieme, kai alkoholis dažnai laikomas ledo dėžutėje, kad svečiai galėtų patiekti save, ne mažiau svarbu žinoti.
  • Vartai yra sunkūs. Jei taip atsitiko, netrukdomai juos iškeldinkite, jei reikia - pasitarkite su pagrindiniais svečiais, kad patikrintumėte, ar jie nėra linkę. Didelės apimties ir nemandagių ar įžeidžiančių vartiklių atveju jūsų pareiga yra apsaugoti esamus svečius, jei reikia, ir iškviesti apsaugos tarnybą arba policiją, jei jie neišvyksta po to, kai mandagiai paprašė tai padaryti jūs ir (arba) pagrindiniai svečiai.
  • Svečiai dažnai maišo vardų korteles pradžioje, kur jie sėdi, kad galų gale sėdėtų šalia norimų žmonių arba prie norimo stalo. Išmintinga pasitikrinti su pagrindiniais svečiais, kiek tai leidžiama pagal juos. Paprastai stalo planus turėtumėte organizuoti iš anksto ir gavę pagrindinių svečių pritarimą. Jei turėtų būti, kad žmonės turi būti prie tam tikrų stalų, tada protinga visą laiką žmones palikti lauke nuo valgomojo. Dažnai fojė, fojė ar baro zona naudojama šiam tikslui ir, jei tai labai svarbu dėl šeimyninių problemų, protinga grupes sudėti ir masiškai perkelti į atskirus stalus, kuriuos priima kiekvienas svečias-svečias ir aptarnaujantis personalas. jų tinkama tvarka.
Problemų sprendimas
Žinokite, kaip elgtis atšiauriai. Staigus, netikėtas lietus ar sniegas gali būti dažni pasaulio dalyse; panašiai, karščio banga ar šaltas frontas taip pat gali sukelti problemų. Oro įvykiai paprastai nėra problema, jei esate lauke, buvimas lauke apsunkina dalykus. Jei numatomas blogas oras, apsvarstykite galimybę perkelti įvykio vietą. Jei renginio negalima perkelti ar pakeisti į kitą vietą, išsinuomokite didelę palapinę ar paviljoną (tiesa, tai gali būti brangu iš anksto pranešus). Svarbu nuolat stebėti orų pokyčius; labai nedaug galima padaryti norint išgelbėti nuo oro sąlygų nukentėjusį įvykį, todėl geriau išnaudok tai, ką turi. [8]
  • Daugelyje pasaulio šalių dabar yra draudimo polisai atšiaurių orų ar kitų problemų atveju. Jei esate rajone, kuriame yra žinomi netikėtai permainingi orai, rekomenduojama pateikti kainą, jei gali būti, kad įvykis turės būti suplanuotas iš naujo, nes tai bent jau padengs kliento išlaidas, susijusias su būsto nuomos pratęsimu. įranga, statybvietė ir aptarnaujantis personalas.
Maitinimas nepasirodė ir neatsako į jų telefoną. Ką turėčiau daryti?
Paskambinkite jų vadybininkui ar klientų aptarnavimo tarnybai ir pagalvokite istoriją, kaip nudžiuginti alkanus svečius, kai ieškote netoliese esančios alternatyvos, pavyzdžiui, restorano, kuris pristato.
Noriu dirbti renginių organizavimo srityje, bet nesu padaręs jokio MBA renginių valdymo srityje. Aš taip pat neturiu jokios darbo patirties. Ką turėčiau daryti, kad pasistūmėčiau į priekį šioje srityje?
Įsitraukite į daugybę savanorių renginių, taip pat galite dirbti su viešaisiais ryšiais, nes tai yra didesnė renginių organizavimo sritis.
Ką daryti, jei organizuosiu gimtadienio šventę ir tortas dings?
Galite paaiškinti savo svečiams apie šią problemą, net galite nustebti, nes kažkas savanoriškai padeda atnešti pyragą. Taip pat pabandykite rasti alternatyvą, galbūt desertą ar sausainį. Bet visada būkite sąžiningi, kartais geriau sakyti tiesą pradžioje, kai jie nesitiki valgyti torto.
Ar saugu savanoriams patiems tvarkyti automobilių stovėjimo aikštelę be apsaugos pareigūnų?
Taip. Tačiau įsitikinkite, kad savanoriai dėvi apsaugines liemenes, kad juos būtų galima pamatyti pro automobilio langą.
Palikite nedidelę erdvę, kur lengvai pasiekiate daiktus, pvz., Papildomas išsiliejusias servetėles, gesintuvus, pirmosios pagalbos vaistinėlę ir kitus atsitiktinumus. Jei viskas klostysis gerai, jums jų nereikės, tačiau dideliems renginiams geriau būti saugiems.
Pavargusiems, atsipalaidavusiems ar protiškai nusausintiems svečiams ir kviestiniams svečiams protinga pasidomėti su jais ar jų padėjėjais apie jų savijautą ir, jei reikia, užsisakyti SPA ir masažo procedūrą ar kitą tinkamą atjauninimo būdą. Taip pat gali būti užtikrinta, kad jie atsiųs maisto, jei jie kurį laiką nevalgė, arba kai kurių vaistų, jei jie šiek tiek prastai jaučiasi (pvz., Dėl skrydžio ar nervinio galvos ar skrandžio skausmo). Jei reikia, kreipkitės į gydytoją. Pavargę svečiai ir kviestiniai pranešėjai gali sunaikinti įvykį, nesvarbu, kokias kitas kliūtis jums teko įveikti naktį.
Siekite, kad visi galėtų pamatyti ir išgirsti sceną, muziką ar kalbas.
Taip pat protinga atsiminti, kad visada yra privilegija valdyti kažkieno renginį, net jei tai gali sukelti stresą ir sudėtinga, nes jūsų indėlis gali padaryti daugelį žmonių labai laimingus, palikite jiems patirtį, kurią jie atsimins visą gyvenimą, tuo tarpu suteikdami įvairių įgūdžių, kuriuos galite naudoti kasdieniniame gyvenime.
Jei norite, kad renginys klestėtų, jums, kaip vadybininkui, gali tekti veikti kaip nepriekaištingam šeimininkui ar net šokių partneriui. Išmintinga lavinti įgūdžius, kad galėtumėte patys kalbėti ir šokti, tačiau tuo pačiu metu perleiskite valdymo vaidmenį kitam komandos nariui, kuris gali jus aprėpti. Tikslas yra užtikrinti, kad niekas nesėstų prie tylaus stalo.
l-groop.com © 2020